مدیریت کارمندان در روزهای پایانی سال | چالش‌های مدیریتی در آخر هر سال
پایان سال در شرکت‌ها و سازمان‌ها
مدیریت کارمندان در روزهای پایانی سال چالش‌هایی را پیش روی مدیران سازمان‌ها و شرکت‌ها قرار می‌دهد. به طور معمول روزهای آخر هر سال، روزهایی با ترافیک کاری بالا برای مدیران و کارمندان است؛ به همین دلیل مهم‌ترین نکته مدیریتی در این زمینه، برنامه‌ریزی است. برنامه‌ریزی صحیح از عوامل کاهش ترافیک کاری، هم برای مدیران و هم کارمندان محسوب می‌شود.
نکته بعدی همزمانی پایان سال مالی و پایان سال تقویمی است. در این زمینه محاسبه عیدی و پاداش و معوقه‌های مالی و پرداخت به موقع آن‌ها اهمیت دارد؛ چراکه توجه به این موارد باعث بالارفتن انگیزه‌های کاری در کارمندان و موفقیت بیشتر در روندهای اداری می‌شود.
نکات دیگری که در زمینه مدیریت کارمندان در روزهای پایانی سال اهمیت می‌یابند، مسائلی چون تعدیل نیروها، جذب نیروهای جدید، هدایت صحیح کارمندان در عملکردهای آخر سال و برگزاری جشن پایان سال است. عموم این فعالیت‌ها را می‌توان بخشی از حوزه دانش مدیریت منابع انسانی به شمار آورد.
آشنایی با مدیریت منابع انسانی
نقش نیروی انسانی در فعالیت و توسعه هر سازمان و شرکتی، نقشی پررنگ و بدون جایگزین است. نیروهای انسانی بدون برنامه‌ریزی و هدایت صحیح و بدون آشنایی دقیق با شرح وظایف خود نمی‌توانند عملکردی مناسب داشته باشند. مدیریت منابع انسانی دانش انتخاب، آموزش، هدایت و پایش نیروهای کار در سازمان‌ها و شرکت‌ها است.
مهم‌ترین هدف مدیریت منابع انسانی توسعه و بهبود نظارت بر فعالیت‌های کاری کارمندان و بهبود وضع معیشتی آن‌ها است. بنابر نظریات گوناگون در دانش مدیریت منابع انسانی، راهکارهای مدیریتی مبتنی بر چرخه‌هایی ارائه می‌شوند که هرکدام، چالش‌ها، فرصت‌ها و مزایایی دارد. سه مدل پذیرفته‌شده از این چرخه‌ها عبارتند از:
- مدل اول: استخدام، نگه‌داشت و ارتقا
- مدل دوم: استخدام، برنامه‌ریزی کار، توسعه مسیر شغلی و اتمام همکاری یا انتقال طبقه‌بندی
- مدل سوم: استخدام، آموزش، انگیزش، ارزیابی و قدردانی
برنامه‌ریزی و هدایت نیروی انسانی در روزهای پایانی سال
برنامه‌ریزی و هدایت نیروی انسانی یکی از وظایف مدیران در نظام مدیریت منابع انسانی است که در روزهای آخر هر سال اهمیت خود را بیش از پیش نشان می‌دهد. برنامه‌ریزی منابع انسانی، با استفاده از ویژگی پیش‌بینی، مدیران را قادر می‌سازد، در روزهای آخر سال، بحران‌های کاری و مالی را مدیریت کنند.
بر اساس مجموعه استراتژی‌ها در این راهکار، مدیریت کارمندان در روزهای پایانی سال ، امری است که باید در طول سال، آغاز و برنامه‌ریزی شود. شما باید از یک چشم‌انداز مدیریتی پیش از نزدیک‌شدن به پایان سال برخوردار باشید تا بتوانید چالش‌های احتمالی را در روزهای آخر سال کنترل و مدیریت کنید. برخی از استراتژی‌های برنامه‌ریزی و هدایت نیروی انسانی عبارتند از:
اعمال تغییر در ترکیب نیروی کار
آشنایی با مهارت‌ها، تخصص‌ها، ویژگی‌های کاری، تحصیلات و روحیات کارمندان، به مدیران کمک می‌کند بتوانند پست‌های مناسبی برای هر یک از کارمندان در نظر بگیرند. شما می‌توانید با استفاده از راهکارهای نظارتی، عملکرد سالیانه کارمندان را بسنجید و بر اساس مهارت‌های ذهنی و توانمندی‌های فیزیکی آن‌ها پستی جدید را برای سال آتی به آن‌ها پیشنهاد دهید، یا آن‌ها را در همان پست ابقا کنید.
تغییر ارزش در نیروی کار
استراتژی تغییر ارزش در نیروی کار بیشتر بر اموری تحت عنوان اخلاق کاری تمرکز دارد. اخلاقیاتی چون وقت‌شناسی، پشتکار، توانایی رهبری در واحدهای سازمان یا شرکت، تلاش، صداقت، امانت‌داری و صرفه‌جویی از جمله این اخلاقیات محسوب می‌شوند.
بر اساس شاخص‌هایی که ذکر شد، می‌توانیم در یک فضای رقابتی به جبران خدمات کارمندان بپردازیم و بهترین زمان برای این‌کار همان روزهای پایانی سال است. در این روزها شما علاوه بر مزایای عمومی مانند پرداخت عیدی می‌توانید، با در نظر گرفتن پاداش‌ها، هدایا یا قدردانی شفاهی و کتبی، عملکردهای مثبت کارمندان را برجسته کنید.
سرعت‌بخشیدن به روندهای کاری
بهره‌گیری از اتوماسیون و سرعت‌بخشیدن به روندهای کاری، استراتژی دیگری برای مدیریت کارمندان در روزهای پایانی سال است. با توجه به این‌که روزهای آخر سال، عموما ترافیک کاری کارمندان، امری اجتناب‌ناپذیر است، برنامه‌ریزی مدیران برای سرعت‌بخشیدن به روندهای کاری، از بروز خستگی در کارمندان در روزهای پایانی سال پیشگیری می‌کند. این کار با اتوماسیون و استفاده از انواع فناوری‌های دیجیتال میسر و تجربه شده است.
تعدیل نیرو و مدیریت کارمندان در روزهای پایانی سال
شرکت‌ها و سازمان‌ها عموما بر اساس تقویم بودجه سالانه خود عمل می‌کنند که مبتنی بر محاسبات و تجربه‌های عملی تدوین شده است. در برخی سال‌ها بروز بحران‌های مالی باعث می‌شود، مدیران و صاحبان کسب‌وکار، مجبور به تعدیل نیروهای خود شوند. همچنین برخی مدیران به دلیل آگاهی از مباحث مالی در پایان سال مالی، تعدیل نیرو را در روزهای آخر سال اعمال می‌کنند.
تصمیم‌گرفتن در مورد تعدیل نیروهای کار برعهده مدیران سازمان‌ها و شرکت‌ها است. با این‌حال باید بدانیم اعمال آن در روزهای پایانی سال، معایبی از نقطه نظر استراتژی‌های مدیریت و از نظر مباحث اخلاقی دارد. در ادامه با نکات مرتبط با این مبحث آشنا می‌شویم.
چرا باید از تعدیل نیرو در آخر سال پرهیز کنیم؟
اخراج کارمندان برای بهینه‌سازی مدیریت کارمندان در روزهای پایانی سال عموما با رویکرد جبران کمبودهای مالی صورت می‌گیرد. برای این‌کار، کارمندانی که اخراج نشده‌اند باید با توان و سرعت بیشتری کار کنند تا همان میزان از خدمات را که پیش از اخراج کارمندان ارائه می‌شده است، ارائه دهند. چنین کاری باعث می‌شود کارمندان، فشار کاری بالایی را آن‌هم در روزهای ترافیک کاری در آخر سال تجربه کنند. برخی از معایب تعدیل نیرو در آخر سال عبارتند از:
- تحمل فشار بالای کاری از سوی کارمندان
- فرسودگی و خستگی بیش از حد نیروی کار
- کاهش کارایی کارمندان و بروز خطاهای انسانی
- افزایش اضطراب در میان کارمندان از مواجهه با حجم بالای کارها
- افزایش احتمالی ساعات کاری و اختلال در وضع معیشت کارمندان
- احتمال بروز عواقب این تصمیم بر روی کارمندان حتی در سال جدید
- کاهش حس امنیت شغلی در میان کارمندان
- تعدیل نیرو گاهی در درازمدت عواقب مالی معکوس دارد
مدیریت کارمندان در روزهای پایانی سال مالی
پایان سال مالی هم برای مدیران منابع انسانی و هم برای حسابداران در سازمان‌ها و شرکت‌ها اهمیت دارد. بسیاری از تصمبم‌های مدیریتی برای مدیریت کارمندان در روزهای پایانی سال به نتایجی که از محاسبات مالی در آخر سال حاصل می‌شود، بستگی دارد. همانطور که پیشتر گفتیم، تعدیل نیرو، نمونه‌ای از این تصمیم‌های مدیریتی است.
عملیات پایان سال مالی که توسط حسابداران انجام می‌شود، یک گزارش قطعی در مورد نحوه عملکرد شرکت یا سازمان طی ۱۲ ماه گذشته است. این عملیات و عملیات بستن حساب‌ها در پایان سال، همچنین یک الزام قانونی است.
یکی از نکات مهم برای موفقیت در عملیات پایان سال مالی این است که انجام آن را به روز یا روزهای آخر سال معوق نکنیم. بلکه روند انجام آن را به طور مداوم و در طول سال انجام بدهیم تا در پایان سال، بخش اندکی از این عملیات، باقی مانده باشد. برخی از کارهایی که باید برای انجام عملیات پایان سال مالی صورت بگیرند عبارتند از:
- جمع آوری مدارک و اسناد مالی
- پیگیری بدهی‌ها و مطالبه‌ها
- کنترل گزارشات فصلی با فروشندگان و خریداران
- بررسی لیست‌های حقوق و دستمزد کارمندان
- عملیات انبارگردانی و بررسی درستی موجودی کالا
- اطمینان از بروز بودن حساب‌ها
مدیریت محاسبات مالی و پرداخت‌ها در آخر سال
محاسبه میزان عیدی و پاداش کارمندان و اطمینان از پرداخت به موقع آن‌ها از سوی مدیران یکی از وظایف مدیران و استراتژی‌های مدیریت کارمندان در روزهای پایانی سال است. پرداخت به موقع عیدی و پاداش به کارمندان در آخر سال، انگیزهای کاری را در میان کارمندان بالا می‌برد و به حل مشکلات معیشتی آنان بیرون از محیط‌های کاری کمک می‌کند.
بر اساس قوانین وزارت تعاون، کار و رفاه اجتماعی، تمامی کارفرمایان موظف هستند مبلغی را در پایان سال به کارمندان پرداخت کنند. این مبلغ پرداختی که عیدی نامیده می‌شود. عیدی کارمندان مطابق با فرمول‌های محاسباتی و میزان حداقل و حداکثری که از سوی این دولت اعلام می‌شود، محاسبه می‌شود. پاداش اما مبلغی اختیاری است که برخی کارفرمایان به دلیل ایجاد انگیزه در میان کارمندان یا کارگران، به صورت دوره ای یا در پایان هر سال به آن‌ها پرداخت می‌کنند.
برگزاری جشن پایان سال
یکی دیگر از استراتژی‌های مدیریت کارمندان در روزهای پایانی سال ، برگزاری جشن پایان سال است. بسیاری از سازمان‌ها و شرکت‌ها از برگزاری جشن پایان سال به عنوان فرصتی برای تقدیر از تلاش سالیانه کارمندان خود بهره می‌گیرند. این جشن‌ها نقطه پایانی برای فعالیت‌های سالیانه شرکت یا سازمان و نقطه آغازی برای فعالیت در سال پیش رو تلقی می‌شود. برخی از مزایای برگزاری میهمانی پایان سال برای مدیران و کارمندان عبارتند از:
- افزایش صمیمیت بین مدیران و کارمندان
- تقویت حس همدلی بین کارمندان
- افزایش انگیزه کار گروهی بین کارمندان
- تقویت احساس وفاداری به شرکت یا سازمان
- آگاهی از افق اهداف سازمان یا شرکت در سال جدید
- افزایش امیدواری و انگیزه‌های کاری در سال جدید در میان کارمندان
در واقع مدیران در تمامی استراتژی‌های خود باید تصمیماتی بگیرند که پایان سال نه فقط به معنای پایان فعالیت‌های سالیانه، که همچون نقطه‌ای برای شروعی امیدوارانه برای کارمندان تلقی شود. شکی نیست که چنین رویکردی می‌تواند افقی روشن را برای سازمان‌ها و شرکت‌ها در چشم‌اندازهای متفاوت رقم بزند.
بدون دیدگاه