مذاکره نوعی از گفت و گو بین دو یا چند نفر (گروه) است که برای رسیدن به یک توافق اتفاق می‌افتد. در حقیقت مذاکره‌کنندگان از یکدیگر انتظار دارند بدون بروز درگیری یا بحث، بر سر یک مسئله با هم به نتیجه موافق برسند.
اگر اندکی توجه کنیم خواهیم دید که همه ما پیوسته در حال مذاکره‌ایم. ما با اعضای خانواده خود درباره چگونه گذراندن تعطیلات، با رئیس خود درباره حقوق و وظایف شغلی، با دوستان خود درباره حساب کردن پول شامی که دور هم خورده‌ایم و با پیمانکار خانه خود درباره زمان تحویل یا تعمیر مناسب مذاکره می‌کنیم. موارد نام برده برای رسیدن به نتیجه، احتمال ریسک متفاوتی دارند. وجه اشتراک آن‌ها نیز لزوم داشتن مهارت‌های اولیه برای برقراری ارتباط است تا اثربخشی بیشتری داشته باشند.
ریچارد شل در کتاب مذاکره برای سود که در سال ۱۹۹۹ منتشر شد، مذاکره را از دیدگاه خودش تعریف می‌کند. او می‌گوید مذاکره به عنوان یک روند تعاملی است که هرگاه ما از کسی چیزی بخواهیم یا وقتی کسی از ما چیزی بخواهد، اتفاق می‌افتد. او این روند را در چهار مرحله توصیف می‌کند: آماده سازی، تبادل اطلاعات، چانه‌زنی و در مرحله آخر اتمام مذاکره و اجرای تعهد‌ها.
چرا مذاکره کردن اهمیت زیادی دارد؟
عدم توافق چیزی است که می‌تواند در همه احوال و همه روز دامن ما را بگیرید. مثلا شما ناچار هستید که بر سر احتیاجات و جزئیات وظایف کاری خود دائما با رئیس خود مذاکره کنید. در سناریوی دیگری شما مجبور می‌شوید با افراد مختلف بر سر خواسته‌ها، عقاید و نیازهای خود وارد بحث شوید. اگر این گفت و گوها که ناشی از اختلاف عقیده و نظر است را در قالب مذاکره انجام ندهید ممکن است نتیجه‌ای جز رنجش و نارضایتی شما و دیگران به بار نیاید.
اگرچه نمی‌توان متن مذاکره موفق را یاد گرفت، اما می‌توان قوانین اصلی مذاکره موفق را به خوبی آموخت.
مرحله اول: آماده سازی (مطرح کردن ایده اصلی)
یکی از کلیدهای اصلی برای داشتن یک مذاکره موفق این است که بتوانید به روشنی خواسته‌ها و ایده‌های خود را مطرح کنید. علاوه بر آن تحقیق و بررسی درباره طرف دیگر مذاکره قبل از شروع صحبت نیز اهمیت دارد. سعی کنید پیش از شروع مذاکره تاکتیک‌ها، نقاط قوت و ضعف و دیگر اطلاعات مهم درباره طرف مقابل را پیدا کنید. هرچه اطلاعات بیشتری پیدا کنید، احتمال پیروزی شما در آن مذاکره بیشتر است. اگر در این کار موفق عمل کنید، اعتماد به نفس بیشتری نیز در روند مذاکره خواهید داشت. انجام تحقیق پیش از مذاکره، از دردسرهای آینده کم کرده و از اتلاف وقت در زمان انجام آن جلوگیری می‌کند.
مرحله دوم: تبادل اطلاعات (برقراری ارتباط موثر)
تحقیق کردن همچنین به شما کمک می‌کند تا اطلاعاتی که قرار است در اختیار طرف مقابل قرار دهید را به خوبی بررسی کنید. برای داشتن یک مذاکره موفق لازم است ارتباطی موثر ایجاد کنید.
از سوال کردن نترسید، اما در عین حال درباره آن طرح و برنامه‌ای مشخص داشته باشید. سوالاتی که با چه کسی، چه چیزی، چه زمانی و یا چه مکانی شروع می‌شوند را مورد استفاده قرار دهید تا اطلاعات مورد نظر را کسب کنید و یک ارتباط شکل دهید. سوالاتی که پاسخ کوتاهی مانند بله یا خیر دارند برای بدست آوردن یک امتیاز یا تایید یک تعهد در مذاکره استفاده می‌شوند.
با دقت گوش کردن بهترین راه درک مذاکره‌کننده است. علاوه بر آن این کار به شما کمک می‌کند تا موضوع مورد بحث را از دیدگاه فرد مقابل خود ببینید و بسنجید! هرگاه در هر جایی از مذاکره دچار شک و تردید شدید، سعی کنید تا موضوع را برای خود روشن کنید. همانطور که پیش از این اشاره کردیم، از مطرح کردن سوال نهراسید. هرچقدر اطلاعات بیشتری داشته باشید، فهمیدن نیازها و درخواست‌های فرد مقابل برای‌تان آسان‌تر خواهد شد. همچنین در این صورت می‌توانید شرایط مورد نظرتان برای توافق بر سر نیازهای او را به سادگی مطرح کنید. یکی از کارهای مفید دیگری که می‌توانید انجام دهید، یادداشت کردن همه نکات و امتیازاتی است که دو طرف از یکدیگر انتظار دارند.
بسیار مهم است که دو طرف مذاکره برای بیان خواسته‌ها و دفاع از آن‌ها به یک اندازه زمان داشته باشند.
مرحله سوم: چانه‌زنی (تشریح اهداف)
مرحله چانه‌زنی همان مرحله‌ای است که قسمت اعظم کار توسط هر دو طرف مذاکره انجام می‌شود. البته این مرحله را سخت‌ترین مرحله کار نیز می‌توان دانست. در این مرحله هر دو طرف باید در بسیاری از جنبه‌ها با هم سازش کنند تا بتوانند به توافق نهایی دست یابند. چیزی که ما به دنبال آن هستیم با اصطلاح “توافق برد-برد” توصیف می‌شود. این توافق چیزی است که هر دو طرف مذاکره فکر می‌کنند به حداکثر خواسته‌های ممکن خود در طول مذاکره دست پیدا کرده‌اند. توافق برد-برد بهترین نتیجه‌ای است که می‌توان از یک مذاکره انتظار داشت. گرچه ممکن است این نتیجه در تمام مذاکره‌ها حاصل نشود، اما قاعدتا در شروع هر مذاکره‌ای هدف نهایی را توافق برد-برد در نظر می‌گیرند.
در این مرحله تمامی پیشنهادها و استراتژی‌های جایگزین برای رسیدن به سازش نهایی مطرح می‌شود. رسیدن به صلح متقابل در طول مذاکره معمولا نتیجه بهتری نسبت به پافشاری کردن بر سر خواسته‌های اولیه خواهد داشت. مصالحه یعنی هر دو طرف از برخی از خواسته‌های خود بگذرند تا در عوض امتیاز دیگری را از طرف مقابل دریافت کنند. بسیار مهم است که همیشه با ذهنی باز به مسائل مورد بحث نگاه کنید. سعی کنید در تمام احوال مودبانه و منطقی رفتار کنید بدون اینکه امتیازات زیادی را از دست بدهید یا بر سر امتیازات ناچیزی توافق کنید.
مرحله چهارم: اتمام مذاکره و اجرای تعهد‌ها
توافق وقتی امکان‌پذیر خواهد بود که هر دو طرف یکدیگر را درک کنند. مذاکره‌کنندگان باید بتوانند مسائل و امتیازات مورد بحث را از دیدگاه یکدیگر ببینند و درک کنند. برای رسیدن به یک نتیجه قابل قبول برای هر دو طرف باید ذهنی باز و دیدگاهی وسیع داشت. تصمیم نهایی باید به گونه‌ای باشد که هر دو طرف از تصمیمات و توافق‌هایی که صورت گرفته تصویر روشنی داشته باشند. قدم آخر درست زمانی است که آخرین اصلاحات به کمک مذاکره‌کنندگان صورت می‌گیرد. پس از اتمام گفت و گو، دو طرف مذاکره با امضای قرارداد یا بیان تعهد‌های کلامی، به یکدیگر اطمینان می‌دهند که در اجرای این توافق کوتاهی نکنند.
بسیار مهم است که در طول روند مذاکره صادق و روراست باشیم. قرار بر این است که در اتمام هر مذاکره هر دو طرف از نتیجه‌ای که حاصل شد، خشنود و راضی باشند.
برای اینکه به یک مذاکره‌کننده حرفه‌ای تبدیل شوید، باید این کار را بارها و بارها انجام دهید. تنها با کسب تجربه می‌توانید یک مذاکره را بدون زحمت زیاد یا از دست دادن امتیاز‌های بسیار به اتمام برسانید.
مذاکره بهترین راه ارتباط
کلود کلیش پروفسوری در دانشگاه بین‌المللی ژنو سوئیس است که مذاکره تجاری تدریس می‌کند. او در تعریف خود می‌گوید: “مذاکره بهترین و اولین وسیله در برقراری اتباط است. مذاکره گفت و گویی است که در آن هرکس جایگاه و خواسته‌های خود را شرح میدهد و به صحبت‌های دیگران نیز به دقت گوش می‌کند. در این روند تبادل دیدگاه‌ها، درخواست‌هایی ارائه می‌شود و یک سری از امتیازها مورد بررسی قرار می‌گیرد. انتظار می‌رود در پایان مذاکره، چیزی نصیب گفت و گو کنندگان شود. کلید رسیدن به نتیجه مطلوب، یک شروع معتبر و یک روند آرام و روان است.”
مذاکره کلید ارتباط سالم و درست در بین انسان‌هاست. از این کلید به بهترین نحو برای باز کردن قفل‌های زندگی استفاده کنید. گفت و گو به این روش مهارت یا هنری است که با داشتن آن می‌توان تجربه‌های بهتری را در زندگی ساخت. برای اینکه به یک مذاکره‌کننده خوب تبدیل شوید، هر روز فرصت تمرین کردن دارید. دفعه بعدی که در خانه با همسر یا اعضای خانواده خود بر سر موضوعی صحبت می‌کنید، این مراحل را به خاطر آورید.
پیروز و موفق باشید!
بدون دیدگاه